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Partecipare a un Webinar o a un meeting online è diventata in questi ultimi mesi quasi una scelta obbligata per il mondo sanitario e non solo. Formazione, eventi, call tutto passa dal web.

Mai fino ad ora avevamo capito il valore di tecnologie digitali utili a farci sentire uniti anche se distanti.

Ti presentiamo 5 consigli che non hanno la pretesa di farti vincere l’Oscar del Webinar ma che possono aiutarti nel partecipare o nell’organizzare un evento online.

L’inquadratura

Per prima cosa controlla l’inquadratura della webcam, l’ideale è che si trovi ad altezza occhi per rivolgere agli interlocutori uno sguardo diretto e chiaro. Ricorda sempre che ti stai rivolgendo a un pubblico di spettatori, che vedono ciò che fai anche se hai condiviso lo schermo del tuo pc. Occupa da protagonista la porzione di schermo visibile, poniti al centro dell’inquadratura, cerca di mantenere una postura eretta e di posizionarti alla giusta distanza dalla webcam: trasmetterai personalità ai presenti in collegamento con te.

Assicurati di godere della luce adeguata, che sia naturale o artificiale l’importante è non creare eccessive ombre e avere il proprio viso ben illuminato da risultare chiaro in webcam. Controlla che la fonte luminosa non sia alle tue spalle (altrimenti il tuo volto, per contrasto, sarà al buio); meglio che sia frontale o di tre quarti.

Scegli l’abbigliamento adeguato. Sotto la scrivania puoi anche indossare il pigiama, ma dalla cintura in su devi, comunque, essere impeccabile. Non trascurarti, presentati curato e in ordine, per dimostrare attenzione per le persone collegate non solo con le parole, anche con la cura della tua persona.

Lo sfondo

Lo sfondo alle tue spalle ti accompagnerà durante tutta la relazione e, pertanto, è bene porre cura nella scelta. Per quanto possibile, sarebbe bene avere uno sfondo neutro (un muro bianco o con un singolo quadro o elemento). Se stai parlando dal tuo studio, una bella libreria fa sempre scena come, se sei a casa, un mobile basso con un discreto soprammobile o una pianta. Non consigliamo mai, se non strettamente necessario, l’utilizzo di sfondi virtuali (specialmente metropolitani o tropicali) a meno che non si sia davanti ad un “green o blue screen”.

L’audio

L’audio è una componente fondamentale per un collegamento a distanza. Scegli un posto tranquillo da cui connetterti, per evitare distrazioni chiudi la porta e silenzia lo smartphone o altri dispositivi intorno a te.

Consigliabile l’utilizzo di auricolari o cuffie con microfono incorporato, se non potete disporre di microfoni “per conferenze”, in grado di ottenere un suono nitido e chiaro, senza interferenze di rumore.

È buona abitudine mettere il proprio microfono in mute quando si lascia la parola ad altri.

Proiezione della presentazione

In teoria dovrebbe essere l’aspetto che crea meno problemi, trattandosi, in generale, di condividere una presentazione in PowerPoint o in PDF sul proprio monitor. Occorre però verificare che la presentazione si veda bene con tutti i device e che non si modifichi la formattazione. Meglio usare poche “animazioni” che la possono appesantire e renderla non ben visibile in caso di cali di connessione.

Il webinar, a differenza delle relazioni dal vivo, deve scorrere in modo quanto più liscio possibile e le pause, spesso non comprensibili da parte dell’utente, sono viste come “problemi tecnici”.

Ricorda che la visione della presentazione sarà, il più delle volte, su schermi tra i 15 ed i 20 pollici se non, addirittura su Ipad o Tablet da 10 a 14 pollici. Attenzione, pertanto, ai contenuti delle slide, all’altezza del carattere ed alla densità del testo, alla dimensione di grafici e tabelle. Nel momento in cui la vostra immagine è racchiusa in un piccolo riquadro e la presentazione appare illeggibile, la curva dell’attenzione inevitabilmente cala vistosamente.

Alcuni errori da evitare…

Un webinar professionale ha sempre una regia nel backstage che si occupa degli aspetti tecnici. Se il microfono non funziona, la regia vi avvisa. In questo modo si evita di assistere 9 volte su 10 alla frase “non so se mi sentite”.

Cerca di non leggere un testo scritto (o almeno non fatelo percepire). Se non sei in grado di “interpretarlo” l’effetto per l’uditore potrebbe essere controproducente ed abbassare l’efficacia comunicativa.

Non guardare in giro. Quando non stai presentando delle slide, fissa dritto la telecamera. Il pubblico, anche se non lo vedete, è lì davanti a te e si deve sentire partecipe.

Non gesticolare troppo. Per quanto le mani, ed eventualmente i movimenti del capo e degli occhi, siano gli unici linguaggi del corpo sfruttabili davanti ad una webcam per sottolineare i passaggi più importanti del vostro intervento, ricordatevi che l’inquadratura è comunque limitata e le braccia potrebbero uscire dalla visuale. E’ solo un modo per ricordarsi di dare più enfasi al valore del tono e del ritmo della voce, che è il vero elemento che mantiene l’attenzione.

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