Sai pianificare un evento ecosostenibile?

Linee Guida per organizzare un evento ecosostenibile

La modalità “sostenibile” di un evento si inserisce nella pianificazione di un evento ecosostenibile che comunque deve garantire efficienza sotto ogni aspetto organizzativo.  Non può quindi prescindere dal rispetto dei principali parametri da tenere presenti in fase di gestione di un evento, si tratti di congressi, fiere, convegni, meeting, ricorrenze aziendali, lanci di prodotto o di un altro tipo di evento.

Una per una, vediamo di seguito tutte le domande che è necessario porsi per la buona riuscita di un evento e le relative risposte …anche in versione green!

Quale location per il tuo evento?

Come creare una corrispondenza tra gli obiettivi dell’evento, la tipologia di partecipante e la scelta della sede giusta? Diversi i fattori da tenere presenti, tra cui budget, dimensione e vincoli organizzativi. L’ambiente scelto non dovrà essere troppo vasto, né troppo piccolo: i tuoi ospiti non dovranno sentirsi dispersi in un ambiente vuoto, ma nemmeno stipati in un’area troppo affollata. Questa problematica genererebbe evidenti pericoli di sicurezza per loro, soprattutto alla luce dei parametri di distanza interpersonale disposti dal Governo per contenere il rischio del contagio da Covid-19.

Molti i fattori da tenere presenti per conciliare tutte le esigenze. Anche nel caso in cui le potenziali location ti fossero già molto ben conosciute, il nostro consiglio è comunque quello di fare un sopralluogo mirato ad hoc, per valutare le disponibilità e le soluzioni in base alle esigenze specifiche, soprattutto nel caso si sia optato per un evento ecosostenibile. In questo caso, infatti, per essere coerenti con l’obiettivo di sostenibilità, sono imprescindibili diverse valutazioni, alcune delle quali riportiamo di seguito:

• posizione: occorrerà cercare quanto più possibile di ridurre l’emissione di gas serra, fra cui l’anidride carbonica (CO₂) da parte di chi dovrà raggiungere il luogo. Ciò non significherà solamente minimizzare gli spostamenti scegliendo una zona quanto più possibile vicino a quello di provenienza dei partecipanti, ma anche garantire loro la possibilità di raggiungere l’area con i mezzi pubblici, così da limitare l’uso dei propri veicoli e, di conseguenza, abbassare l’emissione di CO₂. Nel caso in cui sia previsto che alcuni visitatori provengano dall’aeroporto dalla stazione, allora sarà bene organizzare per loro un servizio di navetta, con mezzo di trasporto ibrido o elettrico.

Naturalmente, anche il trasporto di materiali per gli allestimenti e i percorsi dello staff per raggiungere la location dovranno essere ottimizzati, con un’attenta pianificazione precedente l’evento;

• predisposizione per il contenimento del consumo energetico: dovrai fare attenzione a individuare per il tuo evento green una location che garantisca il rispetto dei principi della sostenibilità, apportando un ridotto consumo energetico. Ciò significherà:

1. optare per un luogo dotato di una buona illuminazione naturale, per limitare l’uso di fonti di luce artificiali. Qualora l’ambiente richiedesse il supporto di sistemi di illuminazione, puoi trovare qui alcuni consigli utili per la scelta di lampadine a basso consumo energetico, con l’indicazione dei relativi fornitori, anche online, a cui rivolgerti;
2. creare condizioni microclimatiche confortevoli, evitando che gli ambienti siano eccessivamente freddi o surriscaldati. L’ ausilio di impianti di condizionamento o di riscaldamento deve essere quanto più limitato, così da garantire un basso spreco di risorse energetiche;
3. non dimenticare che, per una buona ossigenazione degli ambienti e per purificare l’aria, si raccomanda l’inserimento di vegetazione: piante e fiori, se ben scelti, valorizzeranno enormemente la location. Una grande opportunità di personalizzazione dell’evento per chi si occupa di event planning!
4. utilizzare acqua di rete o boccioni di distribuzione, con dotazione di bicchieri in materiale compostabile.

Questa scelta deve però, naturalmente, tenere conto di prescrizioni sanitarie contingenti che potrebbero richiedere soluzioni diverse, per tutelare nell’immediato la salute di tutti. Nello specifico, per contenere l’epidemia del Covid-19, l’utilizzo di bottigliette di plastica monodose si rende infatti un’accortezza indispensabile, per circoscrivere nei limiti del possibile il rischio di contagio.

Hai mille domande sul tuo evento sostenibile?
Siamo a tua disposizione per individuare insieme le risposte migliori in base alle tue necessità!

Quali scelte organizzative alla base di un evento ecosostenibile?

Una volta identificata la location ideale, sarà importante curare ogni aspetto dell’evento, dall’allestimento alla scelta dei fornitori, per garantire che il tutto sia a basso impatto ambientale. Abbiamo approfondito questi aspetti nella Guida all’Espositore Ecosostenibile, che ti invitiamo a scaricare.

• Allestimento:

Oltre all’attenzione per il contenimento del consumo energetico, nell’allestire la tua location per un evento ecosostenibile dovrai sempre prediligere materiali riutilizzabili e differenziabili.

Per un eco-allestimento, i materiali da prediligere sono quello che, per essere realizzati, non richiedono il consumo di materie prime, ma il riutilizzo di altri materiali, come:

• legno ecologico: preferire materiali legnosi certificati FSC o PEFC, marchi internazionalmente riconosciuti che certificano la catena di custodia del legno;
• cartone pressato riciclato: un materiale leggero, facile da trasportare e da incollare, ecologico perché completamente riciclabile.

• Fornitori:

La scelta dei collaboratori per la fornitura dei vari prodotti e servizi – dalla ristorazione al service audio e video - dovrà ricadere su fornitori locali, con sede in un raggio di 100 km dalla location, e attenti all'ambiente, ovvero che utilizzino soluzioni e materiali eco-compatibili.

Naturalmente, prioritarie rispetto alle indicazioni che ti diamo di seguito, sono in questo momento le prescrizioni specifiche dettate dalle Linee Guida dell’OMS  (Organizzazione Mondiale della Sanità) per limitare il rischio sanitario derivante dalla diffusione del Covid-19.

Nello specifico, per il settore alimentare, l’OMS fornisce indicazioni e raccomandazioni mirate per garantire l’igiene degli alimenti e degli imballaggi alimentari nelle fasi di produzione, commercializzazione e consumo. Per tutelare la nostra salute, il quadro normativo nazionale raccomanda quindi la distribuzione di cibi e bevande in porzioni monodose e confezionate con materiale monouso.

In assenza di timori e minacce per la nostra incolumità derivanti dalla nostra reciproca vicinanza fisica e dal nostro contatto, allora potremo applicare le buone pratiche che riportiamo di seguito, in linea con i principi di sostenibilità. Il buffet potrà allora essere messo a disposizione dei partecipanti affinché possano liberamente servirsi e dovrà offrire una quantità di cibo tale da evitare sprechi. È consigliabile inoltre dare la priorità a un menù di stagione e al consumo di cibi a km 0, garantendo così ai produttori del territorio un ritorno sul proprio lavoro. Possibilmente, il cibo che avanza dal buffet andrà donato in beneficenza.

Nel caso il tuo evento preveda un servizio di catering, allora occorrerà avvalersi di un fornitore che utilizzi piatti, bicchieri, posate compostabili… oppure stoviglie edibili! Sì, esistono pure quelle! Se vuoi sorprendere i tuoi ospiti - e il budget te lo consente – potrai utilizzare piatti in crusca di frumento, zucchero di canna o altri materiali commestibili!

Naturalmente, una volta compiuta la scelta dei collaboratori più adeguati alle tue esigenze, completerà il quadro il fatto di dare loro chiare istruzioni in merito allo svolgersi dell’evento e alla corretta gestione delle aree a disposizione, per creare un vero team ecosostenibile all’opera!

• Gadget:

L’opportunità di lasciare un gadget è non solo un modo per farti ricordare, ma anche uno strumento per amplificare i risultati della tua scelta di sostenibilità. Un gadget estende la tua presenza, i tuoi valori anche oltre l’incontro.

In linea con la scelta di un evento sostenibile, puoi decidere di utilizzare un eco-gadget realizzato con prodotti naturali: dalle penne alle matite ai bloc notes per un’“eco-scrittura”, da segnalibri contenenti semi da piantare a borracce da sostituirsi alle anti-ecologiche bottigliette di plastica. Troverai tantissimi fornitori sul web pronti a personalizzare il tuo gadget a basso impatto ambientale. Ricorda sempre che, per essere efficace, un gadget deve essere utile per chi lo riceve e correlato al tuo business o all’attività che stai promuovendo.

In alternativa ad un gadget in materiale eco-sostenibile, puoi scegliere di optare per un gadget immateriale: in linea con la scelta di sostenibilità, potrai scegliere di fare una donazione a nome dei presenti, sensibilizzando così gli intervenuti verso una causa sociale o ambientale, cui hanno contribuito semplicemente con la loro presenza. Questa scelta risulta sempre più apprezzata con il tempo, sostituendosi ad oggetti a volte non necessari – con conseguente spreco di risorse.

La donazione risponde inoltre pienamente al desiderio insito in molti di noi di fare del bene, controbilanciato dal senso di colpa di non avere mai tempo per farlo! Con un gesto di “beneficenza sostenibile” possiamo davvero entrare nel cuore dei nostri ospiti.

La comunicazione dell’evento sostenibile: coinvolgere i partecipanti

Infine, per elevare il grado di sostenibilità dell’evento ed essere davvero sicuri che quanto abbiamo predisposto si riveli efficace ai fini della tutela dell’ambiente, sarà indispensabile il coinvolgimento e la collaborazione di tutti i partecipanti, come in una vera e propria attività di team building.

In qualità di organizzatori e professionisti della comunicazione, conosciamo il valore di un’efficace e chiara comunicazione ai fini del successo di un evento, anche nel raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità. Sensibilizzare ed educare i partecipanti, incentivando l’adozione di buone pratiche, darà frutti non solo durante lo svolgersi dell’iniziativa, ma anche nel lungo periodo, con importanti ricadute positive sul territorio.

Ti consigliamo quindi:

• prima dell’evento: l’efficace divulgazione dell’evento è determinante per il suo successo. Promuovilo in maniera sostenibile limitando l’utilizzo di carta quanto più possibile.

Gli strumenti digitali, in questo, offrono il migliore dei supporti, configurandosi come veloci, mirati al tuo target, capillari e in grado di fornire un feedback immediato rispetto – ad esempio – agli inviti mandati. Utilizza e-mail e newsletter verso quei contatti che hai già nel tuo database e sfrutta i canali social per allargare il tuo pubblico;

• durante l’evento: l’importante, durante lo svolgersi dell’evento, è dare chiare indicazioni ai convenuti sui comportamenti da adottare. Ad esempio: dove potranno essere gettati i rifiuti? Dove troveranno i distributori di acqua? Ti suggeriamo a tal fine di allestire un desk di riferimento all’ingresso, a cui i presenti possano sempre fare riferimento per ogni informazione.

Non perdere l’occasione, durante l’evento, di scattare foto, fare riprese e magari intervistare qualche presente. Sarà tutto materiale utile per amplificare la conoscenza del tuo evento sui tuoi canali di comunicazione, legando il tuo nome a quello della sostenibilità, valore in cui molti consumatori e player del mercato oggi si riconoscono;

• dopo l’evento: qualche giorno dopo l’evento, ricorda di mandare ai partecipanti una e-mail personalizzataper ringraziarli della loro presenza. Condividi il materiale fotografico e video sui social e sul tuo sito, in modo che tutti possano davvero comprendere e condividere il valore di un evento che mira con lungimiranza al benessere della società, attraverso la valorizzazione del territorio e delle sue risorse.

Infine, non dimenticare che l’evento è normalmente uno strumento che va ad inserirsi all’interno di una strategia di marketing e comunicazione. Per valorizzare il tuo evento ecosostenibile al massimo, pubblica la rendicontazione ambientale e sociale e le performance di sostenibilità del tuo evento: questo riconoscimento costituisce motivo di prestigio e altamente qualificante per la tua azienda.

Se necessiti di un supporto professionale nella comunicazione del tuo evento, la nostra area Delphi Comunicazione è a tua diposizione. Chiamaci e saremo felici di condividere con te le nostre idee!